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Il Majestic prende in seria considerazione la tutela dei vostri dati personali.
Lo scopo della presente Informativa sulla privacy è di informare gli utenti sulle
modalità di raccolta dei dati dei clienti dell’hotel e dei visitatori del nostro
sito web e del trattamento dei dati stessi al fine di rispondere al meglio alle
esigenze dei nostri ospiti.
Cosa si intende per dati personali?
Per “dati personali” si intendono tutti quei dati che possono essere utilizzati
per identificarvi come, per esempio, nome, indirizzo, età, sesso, situazione finanziaria
e numero della previdenza sociale.
Come vengono raccolti i dati personali?
1. Visitando il nostro sito web
A. Al primo contatto con il nostro sito web
Quando visitate il nostro sito, vi viene inviato un cookie, mentre al vostro
computer viene assegnato un numero di identificazione. Un cookie è un dispositivo
di uso comune che, tenendo traccia delle preferenze dell’utente, è in grado di
migliorarne la visita online. Grazie ai cookie, è possibile personalizzare ogni
esperienza senza dover ogni volta indicare le proprie preferenze. I nostri cookie
non contengono informazioni in grado di identificarvi. Inoltre, i cookie dell’Hotel
Majestic non seguono i visitatori nella rete una volta che questi hanno lasciato
il sito.
Usiamo i cookie anche per raccogliere e conservare informazioni aggregate del
sito (come il numero di visitatori) che ci aiutano a comprendere quali sono le
aree maggiormente apprezzate dai nostri utenti. I suddetti dati, insieme al numero
totale dei visitatori e alle pagine visitate, ci aiutano inoltre a migliorare
e aggiornare il nostro sito.
Se non desiderare accettare i cookie, avete la possibilità di bloccarli modificando
le impostazioni del vostro browser di Internet. Vi preghiamo di tener presente
che, se si disabilitano i cookie, si riducono le possibilità di beneficiare di
determinate agevolazioni che questi consentono e si perde la possibilità di utilizzare
alcune caratteristiche di personalizzazione determinate dalla creazione di un
profilo utente.
Dopo aver visitato il nostro sito e accettato i cookie una prima volta, all’inizio
di una nuova visita al vostro computer sarà automaticamente assegnato il vostro
numero di identificazione anche se, fin quando non inserirete i vostri dati personali
sul sito, manterrete l’anonimato. Il numero di identificazione ci consente di
farvi effettuare l’accesso, così da fornirvi una migliore assistenza nel caso
in cui aveste bisogno di assistenza o servizi personalizzati. Dopo l’inserimento
sul sito dei dati personali, il vostro numero di identificazione viene associato
ai dati che ci avete fornito per potervi contattare: questo ci permette di riconoscervi
nelle visite successive e di tenere traccia delle informazioni che riteniamo possano
essere di vostro interesse.
B. Navigando nel nostro sito
Alcuni dei dati forniti mentre navigate nel nostro sito, per esempio il tipo
di destinazione su cui state cercate informazioni, non rivelano la vostra identità
ma possono essere utilizzati soprattutto per scopi editoriali, senza tuttavia
essere associati a dati personali come nome o indirizzo.
Nell’esplorare il nostro sito per cercare informazioni, potreste voler inoltrare
al nostro Hotel una specifica "Richiesta di informazioni" oppure partecipare a
uno dei nostri sondaggi o promozioni online. Per permetterci di rispondere o per
partecipare ai nostri programmi, vi può essere richiesto di fornire i vostri dati
personali come nome, codice postale, indirizzo e-mail e numero di telefono.
Se accettate la richiesta, i dati saranno utilizzati esclusivamente ai fini che
vi sono stati indicati. La risposta vi sarà inviata per e-mail soltanto se ci
avrete autorizzato in tal senso, oppure potrete indicarci come desiderate riceverla
scegliendo tra una serie di alternative da noi proposte. La trasmissione dei vostri
dati personali sottintende che avete letto e accettato i termini e le condizioni
della presente Policy sulla Privacy. Se non desiderate trasmettere queste informazioni
tramite Internet, per maggiori dettagli potete chiamare il nostro Worldwide Reservations
Office (centro prenotazioni a livello mondiale) tramite il consorzio “The Leading
Hotels of the World”.
Se lo desiderate, potete fornirci il vostro indirizzo e-mail anche per essere
inseriti nella nostra mailing list o per ricevere altre informazioni. Sarete inclusi
nelle liste solo su esplicita richiesta. Nel decidere se aderire o meno, vi preghiamo
di tenere presente che le liste vengono usate esclusivamente a fini interni e
non vengono vendute né affittate a terzi. Su vostra richiesta, sarete cancellati
in qualsiasi momento dalle liste cui avete aderito. I visitatori hanno sempre
la possibilità di accettare o rifiutare qualsiasi forma di comunicazione proposta
dall’Hotel Majestic.
2. Quando si effettua una prenotazione
A. Quando si effettua una prenotazione sul nostro sito
Se decidete di effettuare una prenotazione presso uno dei nostri alberghi o resort,
sarete indirizzati al nostro sito apposito che, sebbene possa sembrare parte del
nostro, è gestito da Vertical Booking AEC s.r.l., società che fornisce all’industria
alberghiera un sistema di prenotazione e distribuzione automatica e che riceve
da noi il vostro numero di identificazione. La ricerca di tariffe e disponibilità
si effettua senza dover fornire i propri dati personali.
Ai visitatori di hotelmajestic.com che scelgono di prenotare online, la prima
volta sarà richiesto di completare un profilo di prenotazione nel quale dovrete
fornire informazioni personali specifiche come nome, indirizzo e modalità per
contattarvi, oltre a determinate informazioni su acconti e depositi per garantire
la prenotazione, come il numero della carta di credito. La trasmissione dei vostri
dati personali implica che avete letto e accettato i termini e le condizioni della
presente policy sulla privacy.
Il numero della vostra carta di credito sarà verificato tramite una sequenza
di verifica, anche se in questo stadio non autorizzeremo alcun pagamento. Alla
conferma della prenotazione, tutte le informazioni saranno inviate all’Hotel Majestic.
Da questo punto in poi, i dati vengono inviati all’albergo prescelto, come se
ci aveste chiamato direttamente o se la prenotazione fosse stata effettuata dal
vostro agente di viaggio.
Considerata la natura privata delle informazioni da voi fornite nell’atto della
prenotazione online, il sistema di prenotazione è sicuro e in grado di garantire
la massima protezione del numero della vostra carta di credito, grazie ai più
sofisticati sistemi crittografici e alla trasmissione su un network privato.
L’Hotel Majestic riceve anche una copia del profilo di prenotazione creato sul
nostro sito web, senza il numero della carta di credito, associato al numero di
prenotazione. Queste informazioni saranno usate per creare un registro nella banca
dati del nostro sito.
Di tanto in tanto, al fine di individuare i pattern di utenza, mettiamo in associazione
le informazioni di una serie di utenti senza comunque identificarli.
3. Nel corso del vostro soggiorno all’Hotel
Durante il soggiorno, l’archiviazione dei dati riguarda le spese da voi effettuate,
divise per articolo, al fine di predisporre una scheda che riporti con precisione
il prezzo della camera e gli altri costi addebitati sul vostro conto. Le informazioni
vengono registrate anche per gli altri adempimenti di rendicontazione finanziaria,
compresi quelli richiesti dalla società di revisione e dalle autorità pubbliche.
L’archiviazione può comprendere anche i dati relativi al soggiorno (questioni
di salute, ritardi nei pagamenti, ecc.): informazioni di questo genere vengono
archiviate nell’albergo in cui soggiornate e sono associate a vostri eventuali
precedenti soggiorni. Tra i diversi dati archiviati, vi sono quelli richiesti
dalle leggi locali (numero del passaporto ecc.).
L’archiviazione potrebbe anche riguardare i dati dei vostri documenti (schede
di commento, documenti elettronici come e-mail e altre forme di comunicazione
analoghe, ecc.) inviati prima, durante o successivamente al vostro soggiorno.
Tali informazioni potranno essere condivise con i dipendenti dell’albergo ma non
con terzi.
Come archiviamo i dati?
1. Presso l’albergo
Le misure prese dall’hotel sono tali da garantire la conservazione dei vostri
dati personali in luoghi sicuri, siano essi banche dati o armadi archivio. Facciamo
inoltre tutto il possibile per assicurare che l’accesso ai dati sia riservato
esclusivamente agli addetti.
2. Nel nostro sistema di prenotazioni
Per migliorare il nostro servizio, archiviamo alcuni dati che vi riguardano nel
nostro sistema di prenotazioni, il Vertical Booking: si tratta di una banca dati
clienti archiviata su un server dedicato che si trova in un centro dati di Milano.
Tra i dati archiviati sugli ospiti figurano nome, indirizzo, numeri di telefono
e numero della carta di credito. Quando effettuate una prenotazione, tali informazioni
vengono inviate all’albergo.
Vertical Booking archivia anche altre informazioni relative alla transazione,
tra cui il numero di soggiorni che avete effettuato all’Hotel Majestic e per quante
notti, dati che non vengono condivisi con altri alberghi.
Quali dati non sono sicuri?
È importante ricordare che tutte le comunicazioni inviate tramite e-mail non
sono sicure: l’uso di e-mail implica sempre tale rischio. Vi invitiamo a ricordarlo
nel momento in cui richiedete informazioni o ci inviate moduli via e-mail (ad
esempio dalla sezione Contatti del nostro sito). Vi raccomandiamo pertanto di
non inviare informazioni riservate (come quelle relative alla carta di credito)
via e-mail. A vostra tutela, le nostre e-mail di risposta non includono mai alcuna
informazione riservata.
L’Hotel Majestic non può espressamente garantire quanto accade nel sito web delle
prenotazioni e/o le questioni relative alla sua sicurezza una volta effettuato
l’accesso, poiché non si tratta del nostro sito. A fini cautelativi, una volta
terminato l’utilizzo del sito delle prenotazioni, accertatevi sempre di chiudere
il browser, anche se la sessione termina dopo un breve periodo di inattività:
è sempre meglio chiudere il browser non appena terminato, poiché durante la fase
di accesso è più facile subire tentativi di intromissione sul proprio profilo.
Se ho creato un profilo ospite, come vengono trattati i miei dati personali?
Se dopo essere stati invitati a farlo, scegliete di creare un profilo ospite
sul nostro sito web, vi saranno richieste alcune informazioni personali specifiche.
Una volta creato il profilo ospite, possiamo eventualmente aggiornarlo con le
informazioni relative alle vostre sessioni on-line in occasione di visite future.
I dati forniti, compresa qualsiasi modifica al vostro profilo ospite, potranno
servirci per aggiornare altre banche dati sempre gestite da noi.
Il completamento del profilo ospite implica il consenso a condividere i vostri
dati personali all’interno dell’Hotel Majestic, in conformità alla presente policy
sulla privacy.
Perché raccogliere dati personali?
1. Per fornire un servizio al Cliente
I dati personali vengono archiviati per aiutarci a effettuare la vostra prenotazione
e a fornire i servizi che ci richiedete in tutte le nostre proprietà, per garantire
il totale soddisfacimento delle vostre esigenze durante il soggiorno e/o per permetterci
di contattarvi per questioni relative al soggiorno stesso.
Inoltre, tramite l’archiviazione di determinati dati personali, come la storia
dell’ospite e le spese divise per articolo, chi è già stato ospite dell’Hotel
Majestic può confermare le transazioni e riconciliare estratti conto o fatture.
2. Per informare il Cliente
Tali dati potrebbero servirci anche a comunicarvi eventuali promozioni, offerte
o altre informazioni che riteniamo possano essere di vostro interesse. A tal fine,
i vostri dati potranno essere condivisi con terzi, come società di CRM e/o società
di marketing e comunicazione. Queste società sono contrattualizzate dall’Hotel
Majestic e hanno acconsentito a non vendere, affittare, scambiare o altrimenti
cedere per qualsiasi motivo i dati degli ospiti.
Se non desiderate ricevere informazioni dal Majestic vi preghiamo di comunicarlo
al nostro albergo o di inviare una e-mail all’indirizzo [email protected]
3. Per ricerche di mercato
Infine, potrebbe essere nostra intenzione contattare gli ospiti per condurre
sondaggi o focus group e ricevere le vostre opinioni sulle nostre proprietà e
sul servizio offerto. Queste informazioni possono essere raccolte da terzi da
noi contrattualizzati, cui sarà richiesta la tutela dei vostri dati personali
come sotto indicato. Potremmo eventualmente confrontare le informazioni di una
serie di ospiti per meglio comprenderne tendenze e aspettative. Quando questo
si verifica, tutti gli identificatori vengono rimossi in modo che le informazioni
aggregate non siano associate a ospiti specifici.
Quali sono i dati personali che potrebbero essere condivisi con terzi?
Gli agenti, i fornitori o i fornitori esterni di servizi del Majestic potrebbero
ricevere i vostri dati personali nel corso della fornitura all’Hotel Majestic
in modo da migliorare la risposta alle esigenze dei clienti. Tramite accordi contrattuali
o di altra natura, l’Hotel Majestic garantisce che dette parti tutelino i vostri
dati personali in una modalità che sia consona ai principi indicati nella presente
politica sulla privacy.
Potremo condividere i vostri dati personali al di fuori dell’Hotel Majestic senza
il vostro consenso solo quando: (a) sia richiesto o consentito dalla legge (ad
esempio, in risposta a un mandato di comparizione); (b) sia necessario per fornirvi
i servizi che avete richiesto, nel qual caso il vostro consenso sarà ritenuto
implicito (come nel noleggio auto); (c) il vostro soggiorno sia stato pagato da
terzi, con i dati di fatturazione che saranno forniti alla parte pagante; (d)
abbiate omesso di pagare quanto dovuto alla nostra proprietà.
Riguardo a qualsiasi sospetto di attività illecita, l’Hotel Majestic ha facoltà
di svolgere indagini e/o sporgere denuncia o riferire i propri sospetti alla polizia
o a qualsiasi altra forza preposta all’applicazione della legge.
Come accedo ai miei dati personali?
Se vi interessa sapere quali dei vostri dati personali sono oggetto di archiviazione,
da parte nostra non opporremo nessun problema. A tutela dei vostri dati personali,
è tuttavia necessario che al momento della richiesta proviate la vostra identità.
La richiesta può essere indirizzata al Direttore dell’Albergo.
Se la richiesta è effettuata di persona, vi sarà richiesto di presentarci un
documento di identità con foto, come passaporto o patente di guida, oltre che
di firmare un modulo di richiesta.
In alternativa, la richiesta dovrà avvenire per iscritto, tramite fax o lettera,
e includere una copia di un documento emesso dalle pubbliche autorità e la vostra
firma. Ci serviranno anche l’indirizzo privato e quello del lavoro nonché i numeri
di telefono, per poterli confrontare con i dati archiviati e accertarci della
vostra identità.
Le suddette informazioni sono necessarie per creare un audit trail della vostra
richiesta. Su richiesta, come vostri dati personali possiamo archiviare anche
qualsiasi tipo di corrispondenza o richiesta presentata.
Il Majestic si riserva il diritto di negare l’accesso ai vostri dati personali
in determinate circostanze: in tal caso, vi saranno fornite le motivazioni al
riguardo.
Come modifico i miei dati personali?
Per qualsiasi aggiornamento o consultazione dei vostri dati personali, potete
rivolgervi in qualsiasi momento al nostro Direttore Generale:
- tramite e-mail all’indirizzo [email protected]
- tramite fax al numero +39 06 4880984
- per posta all’indirizzo:
Hotel Majestic
C.a. del Direttore
Via Vittorio Veneto, 50
00187 Roma (ITALIA)
Oppure potete visitare il nostro sito web all’indirizzo www.hotelmajestic.com
Per quanto tempo rimangono in archivio i miei dati personali?
I vostri dati personali rimangono in archivio per il periodo richiesto dalla
legge nella giurisdizione dell’albergo che conserva le informazioni. L’Hotel Majestic
ha facoltà di conservarli a tempo indeterminato fino a quando persiste la motivazione
professionale ad agire in tal senso. È nostra discrezione cancellare i vostri
dati personali.
Come vengo a conoscenza di eventuali modifiche alla presente policy?
Eventuali modifiche della nostra policy sulla privacy saranno pubblicate sul
nostro sito web (www.hotelmajestic.com), in modo da mantenervi costantemente aggiornati sulla nostra modalità di trattamento
dei dati personali. Le modifiche non sono retroattive e non si applicano ai dati
personali per i quali avete dato il consenso e che siano stati acquisiti prima
del cambiamento della policy sulla privacy, fatta salva ogni disposizione di legge.
Se in qualsiasi momento dovessimo decidere di utilizzare i vostri dati personali
in un modo che non corrisponda a quanto previsto nella presente policy sulla privacy,
ne sarete informati tramite una e-mail inviata al vostro ultimo indirizzo conosciuto.
Se non accettate la modalità alternativa in cui intendiamo utilizzare i vostri
dati personali, potete richiederci per iscritto di non farlo. In mancanza di obiezioni,
riterremo di aver ricevuto il vostro consenso a utilizzare i vostri dati personali
nella modalità alternativa.
Che impatto hanno i cambiamenti di gestione sui miei dati personali?
L’Hotel Majestic gestisce la sua proprietà per conto di proprietari terzi. I
dati degli ospiti, necessari per le transazioni tra ospite e proprietà, vengono
condivisi con il proprietario della medesima, mentre tutti gli altri dati personali
sono considerati di proprietà dell’Hotel Majestic e non vengono condivisi con
i proprietari terzi. Nel caso cessassimo di gestire una determinata proprietà,
tutti i dati personali rimangono di proprietà del Majestic. I dati degli ospiti
che storicamente vengono condivisi con il proprietario rimangono di proprietà
di quest’ultimo.
Per altre domande sulle questioni legali o se ritenete che non abbiamo trattato
i vostri dati personali nella maniera adeguata, potete rivolgervi a
A chi posso rivolgere domande o dubbi su questa policy?
Per domande o dubbi su questa policy sulla privacy, potete rivolgervi al Direttore
Generale scrivendo al seguente indirizzo:
Hotel Majestic
Via Vittorio Veneto, 50
Roma 00187 (ITALIA)
E-mail: [email protected]
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